Kommunen & Stadtverwaltungen

Bürgeranfragen-Assistent

Eingehende Mails werden klassifiziert, dem richtigen Fachbereich zugeordnet und mit Antwortvorschlag aus geprüfter Wissensbasis versehen. Sachbearbeitung entscheidet, KI liefert die Vorlage.

Antrags- & Formular-Automation

Regelbasierte Vollständigkeits- und Zuständigkeitsprüfung, automatische Weiterleitung, Fristen- und Statusrückmeldung an Bürger:innen — deterministisch und revisionssicher.

Ratsinformations- & Sitzungshelfer

Sitzungsvorlagen, Beschlussauszüge und Protokoll-Zusammenfassungen aus dem RIS. Semantische Suche über die Beschlusshistorie.

Interne Wissensbox für Fachbereiche

Dienstanweisungen, Satzungen, Gebührenordnungen und Verfahrensdokumentationen durchsuchbar mit Quellenangabe — rechtekonform pro Amt.

Fördermittel- & Ausschreibungs-Monitoring

Automatisches Screening relevanter Bekanntmachungen und Förderprogramme, gefiltert nach Kommunengröße und Themen.

Prozess-Choreografie ohne KI

Klassische Automatisierung: Fristenmonitor, Wiedervorlagen, Übergaben zwischen Fachverfahren, PDF-Erzeugung und Signatur-Routing — Regeln statt Modell.

Kommunikation nach außen

Barrierearme Textfassungen (Leichte Sprache), mehrsprachige Bescheid-Zusammenfassungen, Newsletter- und Amtsblatt-Bausteine — konsistent im Verwaltungston.

Regeln zuerst, KI dazu

Vieles, was in einer Verwaltung Zeit kostet, ist regelbasiert: Fristen, Zuständigkeiten, Formularprüfungen, Übergaben zwischen Fachverfahren. Für solche Abläufe braucht es keine KI — sondern saubere, deterministische Automatisierung, die jederzeit nachvollziehbar dokumentiert, warum sie wie entschieden hat. Genau das ist der erste und meist größte Hebel.

KI kommt dort dazu, wo Sprache und unstrukturierte Dokumente auftauchen: Bürgeranfragen klassifizieren, Antworten aus einer geprüften Wissensbasis vorschlagen, lange Sitzungsvorlagen zusammenfassen, Bescheide in Leichte Sprache übertragen. Die Sachbearbeitung entscheidet weiterhin — die KI bereitet vor und schlägt vor.

Datenhoheit bleibt im Rathaus

Bürger- und Aktendaten sind besonders schutzbedürftig. Wir betreiben KI-Komponenten wahlweise on-premise im kommunalen Rechenzentrum oder in dedizierten Instanzen in deutscher bzw. EU-Infrastruktur — kein Datenabfluss an US-Konzerne, keine Modelltrainings auf Ihren Daten. DSGVO-Anforderungen und, wo relevant, IT-Sicherheitsvorgaben (BSI-Grundschutz, ISMS) werden von Anfang an eingeplant.

Automatisierung ohne KI läuft ohnehin komplett in Ihrer Infrastruktur. Auch dort protokollieren wir jeden Schritt, sodass Innenrevision, Datenschutzbeauftragte und Rechnungsprüfung nachvollziehen können, was, wann und auf welcher Grundlage passiert ist.

Anschluss an das, was da ist

Fachverfahren, DMS, Ratsinformationssystem, Bürgerportal, E-Akte — die meisten Verwaltungen haben mehr Systeme, als sie sich wünschen. Wir bauen keine weitere Insel, sondern docken an vorhandene Systeme an: über bestehende Schnittstellen, geplante Exports oder — wenn nötig — dokumentierte Adapter. Ergebnis sind Assistenz- und Automatisierungsschichten außen herum, keine neuen Datensilos.

Wir starten bewusst klein: ein Fachbereich, ein realer Ablauf, ein Pilot mit klar messbarem Ergebnis in 4–8 Wochen. Was funktioniert, wird auf weitere Ämter übertragen. Was nicht funktioniert, wird abgeschaltet — ohne dass ein Großprojekt scheitert.

Ist Cloud-KI in der Verwaltung überhaupt zulässig?

Für viele Anwendungsfälle ja, sofern keine besonders schutzbedürftigen personenbezogenen Daten in die Verarbeitung gelangen und die Auftragsverarbeitung sauber geregelt ist. Für alles mit Bürger- oder Aktenbezug empfehlen wir eine dedizierte Instanz in deutscher/EU-Infrastruktur oder den On-Premise-Betrieb.

Ersetzt die KI Sachbearbeiter:innen?

Nein. Sie nimmt die repetitive Vorarbeit ab — klassifizieren, sortieren, zusammenfassen, Vorlagen erzeugen — und liefert der Sachbearbeitung eine bessere Ausgangslage. Die inhaltliche Entscheidung und die Verantwortung bleiben beim Menschen.

Wie funktioniert das mit unseren Fachverfahren?

Wir sitzen außen herum — über bestehende Schnittstellen, Exports oder dokumentierte Adapter. Ein Ersetzen des Fachverfahrens ist explizit nicht das Ziel; die Assistenz- oder Automatisierungsschicht ergänzt es und ist jederzeit einzeln abschaltbar.

Können wir mit einem kleinen Pilotprojekt starten?

Genau so gehen wir vor. Ein Fachbereich, ein Ablauf, 4–8 Wochen bis zum ersten produktiv nutzbaren Ergebnis. Anschließend gemeinsame Entscheidung: ausrollen, anpassen oder abschalten.

Wer trägt die Verantwortung für automatisierte Entscheidungen?

Vollautomatische Verwaltungsentscheidungen (§ 35a VwVfG bzw. § 155 Abs. 4 AO im Steuerbereich) sind rechtlich klar geregelt und werden nur dort eingesetzt, wo sie zulässig sind. In allen anderen Fällen bereitet die Automatisierung vor, die Freigabe bleibt bei der zuständigen Stelle — inklusive vollständiger Protokollierung.

Was ist mit Barrierefreiheit und Leichter Sprache?

Beides ist als Anwendungsfall vorgesehen. KI kann Bescheide und Informationen in Leichte Sprache übertragen, Vorlagen mehrsprachig vorbereiten und barrierearme Alternativen erzeugen — die inhaltliche Prüfung übernimmt weiterhin die Fachstelle.