Steuerberater & Kanzleien

Mandanten-Akten-Assistent

Fragen an die komplette Mandantenhistorie, mit Quellenangabe pro Dokument.

Bescheid- & Beleg-Extraktion

Strukturierte Auslese aus Steuerbescheiden, Rechnungen, Verträgen.

Prüf-Checklisten & Fristen

Automatische Erinnerungen, Vollständigkeits-Checks, Vorprüfung von Unterlagen.

Interne DATEV- & Kanzlei-Wissensbasis

Arbeitsanweisungen, Verlautbarungen, Musterlösungen zentral abrufbar.

Mail- & Schreib-Assistent

Vorschläge für Mandanten- und Behördenkorrespondenz im Kanzleiton.

Onboarding neuer Mitarbeiter

Kanzlei-Wissen wird abfragbar — vom ersten Tag an.

Der Kanzlei-Alltag: viel Wiederholung, hohe Sorgfaltspflicht

Steuerberatung ist Wissensarbeit unter Zeitdruck. Ein durchschnittlicher Berufsträger jongliert 80–150 Mandate, dazu Fristen, Verlautbarungen, Rechtsprechung und interne Musterlösungen. Ein Großteil der Arbeit besteht darin, in Sekunden zu wissen, was für diesen Mandanten letztes Jahr entschieden wurde, welche Belege noch fehlen und welche gesetzliche Änderung diesen Fall dieses Jahr anders bewertet.

Genau hier liegt der Hebel für eine lokale Wissensbox: Nicht als weiteres System, sondern als Frage-Antwort-Schicht über allem, was in der Kanzlei bereits digital vorliegt — DATEV, DMS, Mail-Archiv, Kanzlei-Handbuch, Verlautbarungen. Jede Antwort mit Beleg-Link. Kein Halluzinieren.

DATEVconnect als Brücke ins Kanzlei-Netz

Der entscheidende Baustein für Kanzleien: DATEVconnect REST. Statt Mandantendaten in eine Cloud zu kopieren, spricht die lokale Wissensbox über DATEVconnect direkt im Kanzlei-LAN mit DATEV — mit den gespiegelten Berechtigungen des jeweiligen Nutzers. Sachbearbeiter A sieht seine Mandanten, Berufsträgerin B ihre, Auszubildende:r C nur, was für ihn/sie freigegeben ist.

Der nächtliche Kurator-Prozess indexiert nur Metadaten und Volltexte, keine sensiblen Rohdaten in ein zweites System. Antworten enthalten Deeplinks zurück in DATEV — die Kanzlei bleibt Herrin ihrer Daten, die KI arbeitet außen drum. Sicherheitsklassen A/B/C regeln, was der Assistent überhaupt beantworten darf und was zwingend die Berufsträgerin selbst prüft.

Was das für die tägliche Arbeit bedeutet

Ein Sachbearbeiter erhält eine Rückfrage vom Mandanten zu einer Rechnung aus dem Vorjahr. Statt drei Systeme parallel zu öffnen, fragt er den Assistenten: „Was haben wir bei Mandant X letztes Jahr zur Vorsteuer aus Bewirtungskosten entschieden?“ Der Assistent liefert die Antwort, verlinkt auf die konkrete Buchung, den zugehörigen Beleg und die Notiz der Berufsträgerin — alles innerhalb des Kanzlei-Netzes, ohne Externen-Zugriff.

Für Bescheid-Prüfung, Fristen-Extraktion und Personalthemen (Krankmeldungen, Gehaltszettel) gilt dasselbe Prinzip: Die KI liest, strukturiert, fasst zusammen und schlägt Antworten vor. Freigabe und Verantwortung bleiben beim Menschen. Ergebnis: signifikanter Zeitgewinn pro Mandat, weniger Fehler durch Vollständigkeits-Checks, und deutlich schnelleres Onboarding neuer Mitarbeitender.

Ist der Einsatz mit dem Berufsrecht (StBerG, StBOG) vereinbar?

Ja, unter der Voraussetzung des rein lokalen Betriebs. Mandantendaten verlassen das Kanzlei-Netz zu keinem Zeitpunkt. Wir stellen die technischen Nachweise für Ihre Berufskammer und Datenschutzbeauftragte zusammen.

Wie funktioniert die Anbindung an DATEV konkret?

Über DATEVconnect REST im Kanzlei-LAN. Ein Adapter spricht mit DATEV nur mit den Rechten des jeweils angemeldeten Nutzers — es entstehen keine Schatten-Berechtigungen. Details siehe DATEV-Bereich auf dieser Seite.

Was ist mit Verlautbarungen, Rechtsprechung, Fachliteratur?

Diese frei zugänglichen Inhalte legen wir separat in der Wissensbox ab — ohne Mandantenbezug. Der Assistent kann damit rechnen, ohne dass Mandantendaten damit vermischt werden.

Wie werden Sicherheitsklassen A/B/C umgesetzt?

Klasse A (rein informativ, ohne Mandantenbezug), Klasse B (mit Mandantenbezug, aber ohne Personaldaten), Klasse C (Personaldaten, Straf-/Familienrecht). Klasse C erfordert eine explizite zweite Freigabe. Die Klassifizierung erfolgt automatisch mit manueller Korrekturmöglichkeit.

Welche Hardware und welche Kosten sind realistisch?

Kanzleien bis 20 Personen: ein Server ab ca. 12.000 € einmalig, Betrieb ab ca. 350 €/Monat. Größere Häuser: dedizierte Cluster ab ca. 35.000 € einmalig. Alternativ dedizierte Instanz in deutschem Rechenzentrum, gehostet von uns, mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Können wir zunächst mit einem Pilot-Mandat starten?

Ja, das empfehlen wir sogar. Wir schalten den Assistenten für 2–3 ausgewählte Mandate frei, das Team sammelt 4–6 Wochen Erfahrung, dann entscheiden wir gemeinsam über den Rollout auf den gesamten Mandantenstamm.

Wie ist die Anbindung an unser DMS (DocuWare, ELO, ecoDMS)?

Über standardisierte Schnittstellen oder direkten Index-Zugriff, je nach System. Die Antworten enthalten Deeplinks zurück ins DMS, sodass Sachbearbeiter das Original-Dokument sofort öffnen können.